Giao tiếp qua điện thoại có thành công hay không?

Giao tiếp qua điện thoại đúng cách sẽ quyết định kết quả trong môi trường kinh doanh thời nay. Phần lớn mọi giao dịch, kinh doanh đều diễn ra trên điện thoại, ở văn phòng, hay bất cứ nơi đâu. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của bạn có thể quyết định đến việc mở ra hay chấm dứt một mối quan hệ với đối tác.

Vậy đâu là bí quyết trong quá trình giao tiếp này.

Xem thêm: Dịch vụ bảo trì máy tính hàng tháng

Trong bất kỳ mối quan hệ nào thì phần chào hỏi khách hàng là việc làm đầu tiên và hãy tự giới thiệu mình (nếu có thể thì cả công ty nữa).

Xem thêm: Chuyên gia Linux

Xem thêm: Kỹ Năng của IT

1. Khi bạn là người gọi điện Bí quyết giao tiếp qua điện thoại là gì?

• Lịch sự với người nhấc máy đầu tiên:

Hãy chắc rằng bạn giao tiếp đúng mực ngay từ đầu. Hãy lịch sự đối với những người nhấc máy đầu tiên (thư kí, tiếp tân…) bởi vì họ chính là người quyết định nối máy cho bạn hay không, ngay cả hết giờ hay cuối giờ hoặc khi sếp của họ chuẩn bị ra về. Bạn sẽ là người chiến thằng khi bạn biết người nhấc máy đầu tiên bên kia là ai? Hãy gọi tên họ, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy mình được chú ý và có trọng lượng.

• Nhắc lại cuộc hẹn khi bạn đã gặp đúng đối tượng:

Hãy nhắc lại cho họ biết lần gọi hay lần hẹn gặp trước kia, đây là trường hợp họ mong bạn gọi. Họ rất bận rộn và sẽ quên nếu bạn không nhắc lại bạn đã gặp họ khi nào, ở đâu? Nếu họ vẫn không nhận ra bạn thì bạn hãy phản ứng ngay: Hãy hỏi liệu họ có thể dành chút ít thời gian cho bạn không, trừ phi bạn chỉ thông báo ngắn gọn. Nếu người ta không rãnh, hãy nói ngắn gọn mục đích cuộc gọi và hẹn họ vào lúc khác.

• Chuẩn bị một số vật dụng cần thiết:

Sắm một cuốn sổ điện thoại, một cây bút chì và giấy ticke nữa để gần máy điện thoại và tốc kí khi nói chuyện. Làm như thế sẽ giúp bạn nghe chủ động hơn và cung cấp thông tin chính xác hơn sau đó. Hãy nói “Vâng”, “Tôi hiểu”, “Tuyệt!” để tỏ rằng bạn quan tâm đến những lời họ nói. Xác nhận lại thông tin cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được.

• Chuẩn bị nội dung cần nói:

Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi, như vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp người khó tính có thể họ sẽ từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ bạn nhé.

• Sử dụng từ dễ hiểu:

Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành, vì như vậy khách hàng của bạn sẽ không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích thể hiện, nhưng lại thể hiện không đúng chỗ.

• Nói lời cảm ơn:

Kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn người đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn và tỏ ý mong được nói chuyện với họ lần sau (nếu thực như thế). Nếu không, hãy nói cám ơn và gác máy. Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội kinh doanh sau này cho bạn. Trong thời đại hội nhập và thông tin ngày nay, bạn sẽ chẳng bao giờ biết trước mình sẽ làm ăn với ai trong tương lai đâu. Vì thế, sẽ không khôn ngoan nếu bạn bỏ ngang mọi việc, trong khi tiếp điện thoại chẳng hạn. Hãy nhớ rằng trong nền kinh tế thị trường toàn cầu này, những vụ làm ăn lớn được kí bởi những người thậm chí chưa biết mặt nhau.

 2. Khi là người tiếp nhận cuộc gọi Bí quyết giao tiếp qua điện thoại là gì?

Xem thêm: Dịch vụ công nghệ thông tin tận nơi

Xem thêm: IT Onside Services

• Thời gian nhấc máy:

Bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó.

• Tương tác trong khi nói chuyện:

Trong quá trình nghe người ta nói, bạn nên trả lời lại với câu của họ đang nói chuyên như: Dạ, tôi hiểu…những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.

• Giọng nói từ tốn:

Khi người gọi tới có nhu cầu được tư vấn hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải, đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhưng cũng đừng quá nhỏ, bởi như vậy họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của cả bạn và đối phương.

• Thái độ niềm nở:

Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ  mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.

• Điều tối kỵ:

Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.

• Chuẩn bị một số vật dụng cần thiết:

Bí quyết giao tiếp qua điện thoại  tốt Khi có điện thoại bạn hãy luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc của người gọi đến.

• Thể hiện sự khéo léo:

Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việ cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự, không tôn trọng người khác của bạn.

Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Cách bảo vệ Macbook tốt nhất