• CÁCH QUẢN LÝ HỆ THỐNG MẠNG HIỆU QUẢ NHẤT ?

• Quản lý dữ liệu hệ thống mạng hoàn toàn cần thiết cho công việc kinh doanh và trở thành một yếu tố quan trọng liên quan đến việc lựa chọn giữa các hệ thống khác nhau của quản lý tài liệu.
• Trên cơ sở bình đẳng chi phí của việc áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu đi kèm với chi phí cơ sở của phần mềm, yếu phẩm phần cứng mạng (một số máy chủ có lẽ có thể cần thiết để vận hành phần mềm) ứng dụng hoặc sửa đổi các hóa đơn và các chi phí chung sẽ được phát sinh.

Áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu

• Có hay nên thực hiện việc quản lý dữ liệu cho từng công ty doanh nghiệp?
• Đó là lý do tại sao điều này là cần thiết để tìm hiểu hệ thống quản lý dữ liệu cộng với chức năng tốt. Hệ thống thường phụ thuộc vào hướng dẫn của nhiều công ty, và đó là lý do tại sao, nó có giá trị nghiên cứu cách thức hữu ích, nó có thể thích ứng với một vài thủ tục kinh doanh với chức năng gần đây, thay vì bắt đầu một dự án thích ứng phần mềm đó thường có thể là đắt tiền.
• Khi nói điều này, trước khi sử dụng một hệ thống quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp, nó là cần thiết rằng bạn chiêm ngưỡng hai mối quan tâm: Làm thế nào bạn sẽ muốn chính xác chương trình làm việc trong tổ chức? Do các vùng khác nhau và các bộ phận trong doanh nghiệp của bạn đòi hỏi mức độ an ninh đa dạng?
• Do đó, điểm đầu tiên để xem xét là cấu trúc của công ty: Có một tổ chức nhỏ hơn hoặc một tổ chức lớn với một số bộ phận độc lập hoặc các phòng ban? Điều này có thể xuất hiện ban đầu không quan trọng, dù sao nó về cơ bản có ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý tài liệu để thực hiện và cấu trúc mà bạn mong muốn để đưa vào vị trí.
• Nó có ý nghĩa tương tự để Các doanh nghiệp có thể có các hình thức khác nhau của hồ sơ (Kế toán, Nhân sự, Quản lý, vv) và như một hệ quả, nó có thể có thể liên quan đến các mức bảo mật  an ninh mạng khác nhau, nơi đầu dữ liệu bí mật có liên quan, như vậy là chỉ được phép nhóm làm việc có thể truy cập dữ liệu nhất định.
• Và cuối cùng, khi thiết lập mức độ bảo mật, nó là cần thiết để nhìn vào đó, cần phải có một sự cân bằng giữa an ninh và thuận tiện. Nếu điều kiện tiên quyết bảo đảm là quá cao cộng với hệ thống sẽ bị chặn thường xuyên, điều này có thể cản trở chức năng và do đó sản xuất. Khía cạnh này phải ở trong nghiên cứu để xác định mức độ bảo mật thỏa đáng và cũng là một mức hiệu suất thích hợp.

Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu

• Các khía cạnh kỹ thuật của hệ thống như vị trí mà các văn bản có thể được tích lũy hay một máy chủ server mới có thể được dự kiến ​​hay không ?
• Hệ thống quản lý tài liệu phát triển để làm cho tổ chức dễ dàng hơn và tạo điều kiện cho tính năng tìm kiếm nhanh hơn.
• Những hồ sơ không liên quan trong kinh doanh liệu có cần thiết?
• Những bộ phận hoặc phòng ban nào thì được ưu tiên?
• Làm thế nào  e-mail, fax hay cách khác của dữ liệu điện tử được xử lý?
• Một câu hỏi quan trọng hơn nữa cần ghi nhớ khi ban hành một hệ thống quản lý tài liệu là:
• Bạn muốn làm những gì với các tài liệu hiện tại?
• Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu của chúng tôi với các phần mềm kinh doanh hiện tại của chúng tôi
• Đảm bảo hệ thống quản lý tài liệu được đề xuất có thể được khá đơn giản tích hợp với các ứng dụng thường được sử dụng bởi doanh nghiệp của bạn và với các ứng dụng ít thường xuyên được sử dụng khác.
• Phần lớn các hệ thống quản lý tài liệu không thể được kết hợp với phần mềm cơ sở dữ liệu rất phổ biến. Vì lý do đó, bạn nên đánh giá đầy đủ các ứng dụng sẽ được sử dụng tại các tổ chức của bạn cũng như khả năng tương thích và mức độ tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu để thực hiện của họ.
• Đưa e mail server vào trong hệ thống quản lý dữ liệu
• Với sự gia tăng theo cấp số nhân của email, khả năng tổ chức các email đã trở thành các giá trị cực đoan. Gộp tất cả các thư điện tử (và tài liệu đính kèm) vào một kho lưu trữ tài liệu duy nhất, cùng với các tài liệu kinh doanh, tài liệu được quét, đang trở thành mối quan tâm của nhiều người.
• Hơn nữa, điều quan trọng là làm thế nào để đánh giá các email đã tồn tại trước đó được lưu trước đó nên được giải quyết. Vì lý do này, các doanh nghiệp phải thiết lập các quy tắc hướng vào giải thích như thế nào thông điệp email phải được lưu trong hệ thống quản lý tài liệu.

Xem thêm: DỊCH VỤ QUẢN LÝ VÀ BẢO TRÌ HÀNG THÁNG